Offre d'emploi

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Titre d'emploi :
Secrétaire administrative (2e affichage)
Numéro de référence :
SP1718-07
Catégorie d'emploi  :
Soutien administratif
Direction :
Direction du sevice des communications
Service :
Service des communications
Nom du supérieur immédiat :
Anne Milot
Statut de l'emploi :
S - Régulier à temps complet
Durée de l'emploi prévue :
Lieu de travail :
Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)
Horaire de travail :
35 heures / semaine, du lundi au vendredi, entre 8 h 30 et 16 h 30.
Date de l'affichage :
2017-10-06
Date et heure de fin de l'affichage externe :
2017-10-29 16:00
Échelle salariale :
Entre 21,26 $ et 23,29 $ / l'heure, selon la scolarité et l'expérience.
Entrée en fonction prévue :
Description :
NATURE DU TRAVAIL

Relevant du Secrétaire général, la personne occupant l'emploi de secrétaire administrative accomplit diverses tâches de secrétariat et administratives, plus particulièrement les fonctions les plus complexes découlant des activités à la fois du Secrétariat général, du Service des communications et du Service des archives, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Notamment, elle assiste et soutien le Secrétaire général, et ce, plus particulièrement dans la préparation et le suivi des séances du Comité exécutif, du Conseil d'administration et autres Comités. Elle est appelée, à l’occasion, à rédiger des procès-verbaux lors de certains comités.

Elle gère les appels téléphoniques, les courriers électroniques et l’agenda du Secrétaire général et du Coordonnateur du Service des communications. À partir de brouillons, de notes, de textes, d’indications ou d’idées maîtresse, elle voit à la révision (orthographe et syntaxe), la rédaction et la mise en page de correspondance, documentation, présentation, formulaire et autres communications écrites. Elle dépouille et distribue le courrier et répond à certaines demandes. Elle compile des données variées, les met à jour et produit les rapports statistiques, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et met en page les rapports incluant textes, tableaux et graphiques. Elle organise l’ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes et les déplacements extérieurs en faisant les réservations, en préparant le matériel nécessaire et en complétant les formulaires requis. Elle traite les données financières, entre autres, elle prépare les demandes de paiement, les réquisitions et les comptes de dépenses.

Elle participe au développement et à la mise en place du système de gestion documentaire du Collège. Elle fournit assistance dans l’exécution des opérations courantes liées à la gestion documentaire et répond aux demandes de consultation de documents. Elle saisit les données dans le système de gestion documentaire. Elle collabore à la classification, au classement, au déclassement, au transfert et à la destruction des documents des différents services du Collège.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.


RESPONSABILITÉS


• Supporter le Secrétariat général et le Service des communications quant aux activités administratives et de secrétariat.
• Assister et soutenir le Secrétaire général dans la gestion du Conseil d’administration et du Comité exécutif de même que dans les dossiers d’ordre juridique.
• Fournir un soutien au Service des archives dans la gestion documentaire.
• Toute autre activité connexe sans être limitatif.

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ

Qualifications requises

• Scolarité/Expérience :

• Détenir un diplôme d’études professionnel (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ;
• Expérience pertinente d'au moins quatre (4) années.

• Autres conditions exigées :

• Niveau avancé de la langue française orale et écrite ;
• Habileté à rédiger des comptes rendus ;
• Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :
• Microsoft Office :
• Word niveau avancé ;
• Excel niveau intermédiaire.
• Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat ;
• Maîtrise de la préparation des ordres du jour et de la rédaction des procès-verbaux.

Qualifications souhaitées

• Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :
• Microsoft Office : Outlook (agenda et courrier électronique).
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome ;
• Initiative, sens développé de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
• Discrétion et confidentialité de mise
• Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.

Tests requis :
Réussite des tests de certification/comptes rendus
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.
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